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Das sogenannte „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ (Abk. VVT) ist das zentrale Element der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Das VVT ist eine schriftliche Dokumentation, die gemäß Art. 30 der DS-GVO vom Verantwortlichen zwingend ausgearbeitet und dauerhaft aktuell gehalten werden muss. Ohne ein ausführliches, aktuelles und vollständiges Verzeichnis ist die rechtskonforme Umsetzung der DS-GVO im Unternehmen faktisch nicht möglich. Ein unvollständiges Verzeichnis stellt einen schwerwiegenden Verstoß gegen die Dokumentationspflicht der DS-GVO dar.

Wer ist für die Erstellung des Verzeichnisses verantwortlich?

Gemäß Art. 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) liegt die Verantwortung für die Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) beim „Verantwortlichen“, also in der Regel bei der Geschäftsleitung oder der Unternehmensführung. Diese Verantwortlichen sind dafür zuständig, sicherzustellen, dass alle relevanten Datenverarbeitungstätigkeiten entsprechend dokumentiert und dabei die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Warum treten bei der Erstellung des VVT häufig Probleme auf?

Das eigentliche Hauptproblem: Verantwortliche haben als wichtigster Bestandteil ihrer Tätigkeit für das Unternehmen sehr viele Leitungs- und Führungsaufgaben zu erfüllen und daher wenig Zeit. Da Unternehmen und Organisationen in der Regel eine Vielzahl von Daten für unterschiedliche Zwecke verarbeiten, ist die Erfassung und Dokumentation aller Verarbeitungsprozesse sehr zeitaufwändig, vielschichtig und kompliziert. Die Implementierung und Nutzung geeigneter technischer Tools zur Erstellung und Verwaltung des VVT kann ebenfalls Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere wenn das Unternehmen keine standardisierten Prozesse oder Systeme hat. Zudem muss das Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen in den Datenverarbeitungsprozessen widerzuspiegeln. Dies erfordert eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung, was zusätzliche Ressourcen und Zeit in Anspruch nimmt.

Können Verantwortliche die Erstellung und Pflege des VVT delegieren?

Ja, Verantwortliche können die Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) delegieren. Da Verantwortlichen sehr viele Leitungs- und Führungsaufgaben haben, bleibt ihnen in der Regel viel zu wenig Zeit, um ihrer Verantwortung für die Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) im Alleingang nachzukommen. Wichtig ist dabei, dass der Verantwortliche sicherstellt, dass die delegierten Aufgaben korrekt und vollständig ausgeführt werden, denn die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen bleibt letztlich beim Verantwortlichen selbst. Durch die Delegation an entsprechend qualifizierte Experten kann eine hohe Qualität und Aktualität des VVT sichergestellt werden, ohne dass die Verantwortlichen ihre Kernaufgaben vernachlässigen müssen. Daher ist es notwendig, diese Aufgaben an interne oder externe Spezialisten zu delegieren, um sicherzustellen, dass das VVT ordnungsgemäß erstellt und regelmäßig aktualisiert wird. In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind solche internen Spezialisten aber praktisch nicht vorhanden. Die Beauftragung von externen Datenschutzbeauftragten zur Erstellung und Pflege des VVT ist in der Praxis ebenfalls regelmäßig mit Problem verbunden.

Wann kann der Datenschutzbeauftragte richtig unterstützen?

Wenn der Datenschutzbeauftragte über ein umfassendes Verständnis der betriebswirtschaftlichen Aufgaben, Themen und Fachbereiche wie Personalwesen, Buchhaltung, Einkauf und Verkauf verfügt, und auch ein tiefes Verständnis für IT-Systeme, Netzwerke, Datenbanken und Projektorganisation hat, kann er die Verantwortlichen bei der Erfassung und Dokumentation der Datenverarbeitungstätigkeiten effektiv unterstützen. Diese Kenntnisse ermöglichen es ihm, die Anforderungen und Abläufe in den verschiedenen Bereichen des Unternehmens zu verstehen und sicherzustellen, dass die Datenschutzbestimmungen in allen relevanten Prozessen berücksichtigt werden.

Externe Datenschutzbeauftragte haben oft juristischen Hintergrund

Viele externe Datenschutzbeauftragte haben jedoch keinen betriebswirtschaftlichen, sondern einen juristischen Hintergrund. Daher verfügen sie oftmals weder über ein ausreichendes Verständnis der betriebswirtschaftlichen Praxis noch über ein tiefes Verständnis für IT-Systeme, Netzwerke und Datenbanken. Dies führt zwangsläufig zu erheblichen Herausforderungen, wenn es darum geht, die spezifischen Anforderungen und Abläufe innerhalb des Unternehmens ausreichend zu verstehen um die Verantwortlichen umfassend und praxisrelevant beraten zu können.

So lässt sich das Dilemma lösen: Verwenden einer VVT-Bibliothek

Die rechtskonforme Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten ist sehr zeitaufwändig und erfordert umfassendes Fachwissen in den Bereichen Datenschutzrecht, Betriebswirtschaft, Informationssicherheit und Projektmanagement. Wir verfügen über eine Bibliothek mit rund 800 Verarbeitungstätigkeiten, deren Nutzung wir Kunden im Rahmen unserer Dienstleistung ermöglichen können. Wir unterstützen alle für den betrieblichen Datenschutz zuständigen Personen bei der praktischen Anwendung unserer Bibliothek. Alle in der VVT-Bibliothek beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten wurden von zwei hochqualifizierten und praxiserfahrenen Datenschutzbeauftragten anhand konkreter betrieblicher Praxisfälle unter genauer Beachtung der gesetzlichen Anforderungen gemäß Artikel 30 DS-GVO – ergänzt um nützliche Hinweise und Kommentare – umfassend dokumentiert. Danach wurden die dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten von einem erfahrenen Redaktionsteam (welches über eine jahrelange Praxis im Bereich der technischen Dokumentation verfügt) für die Verwendung als Mustervorlagen zur rechtskonformen Umsetzung des Datenschutzes in die konkrete betriebliche Praxis aufbereitet. In der VVT-Bibliothek steckt die fachliche Erfahrung aus über 30 Datenschutzprojekten. Insgesamt stecken in der Bibliothek (Stand März 2025) bisher 17 Personenjahre an Entwicklungsaufwand. Die Bibliothek enthält Mustervorlagen für die verschiedensten Abteilungen und Bereiche von Unternehmen (u. a. Personalbereich, Ausbildung, Rechnungswesen, Management, Verwaltung, Buchhaltung, Beschaffung, Marketing, Vertrieb, IT, Fuhrpark, Arbeitsschutz und Brandschutz).

Informieren sie sich umgehend

Gerne informieren wir Sie ausführlich über die umfassenden Möglichkeiten zur Nutzung der VVT-Bibliothek für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) Ihres Unternehmens. Unsere VVT-Bibliothek bietet Ihnen die Basis für eine strukturierte und rechtssichere Dokumentation aller Verarbeitungstätigkeiten, die in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden. Die VVT-Bibliothek ermöglicht eine einfache Verwaltung und Aktualisierung der Daten, unterstützt Sie bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und hilft Ihnen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.